Descarga gratis

Como encontrar tu cliente ideal

Una completa guía donde te explicamos cómo encontrar tu tipo de pareja ideal si eres profesional de las bodas.

como encontrar a tu cliente ideal si eres profesional de las bodas

3 puntos a tener en cuenta por un profesional de bodas para cumplir con la protección de datos

Seguro que ya sabes que al tener un negocio tienes que cumplir con la Ley de Protección de Datos (LOPD), ya que tienes los datos de los usuarios que navegan por la web, de tus suscriptores, de tus clientes, de los proveedores…

¿Pero sabes si estás cumpliendo correctamente con esta normativa?

Te voy a indicar todos los puntos que debes cumplir para que no se te pase nada y puedas estar tranquila.

Registro de actividades de tratamiento

Antes de empezar a tratar los datos (o ahora, si aún no lo habías hecho), debes tener claro qué datos van a ser necesarios para poder desarrollar tu actividad en el negocio de las bodas. y estos van a quedar plasmados en el registro de actividades de tratamiento.

Sería como una sustitución al alta de ficheros en la AEPD que se realizaba antes de la entrada en vigor del RGPD.

No siempre es obligatorio, pero sí lo es cuando el tratamiento que hacemos no es ocasional, así que como tienes un negocio permanente, aunque haya meses que no tengas clientes, toca realizar el registro.

Se harán tantos registros como tipos de tratamiento se hagan:

  • Usuarios de la web y suscriptores
  • Proveedores
  • Clientes
  • Empleados
  • Videovigilancia
  • ….

Hay indicar en cada uno de ellos:

  • Datos que recoges
  • Con qué fin
  • Si es un fichero manual, automatizado o mixto
  • Quienes tienen acceso a los datos
  • Plazo de conservación de los datos
  • Medidas de seguridad que requieren

Es un documento de control interno de la empresa que debes mantener actualizado y a disposición de la Autoridad de control de la AEPD si ésta te lo solicita.

Análisis de riesgo

Una vez que tienes claro que datos vas a tratar como profesional de bodas, toca analizar todas las amenazas a las que pueda estar sometido tu negocio y las actividades de tratamiento que se realizan (y que ya tienes detalladamente anotadas).

Parte esencial de este informe será indicar las operaciones concretas que se realizan con esos datos, cómo se almacenan, cómo se recopilan, durante qué tiempo se conservan,… y a partir de aquí se indicarán las posibles amenazas que puedan afectar a la privacidad de los usuarios.

Está conectado con el registro de tratamiento de datos  y puedes incluirlo todo en el mismo informe, que como y ambos mantenerlos actualizados.

Ejemplos de riesgos son:

  • Se pueden perder los datos o modificarse
  • Se pueden borrar o perder los datos.
  • Puede tener acceso a los datos una persona no autorizada.
  • …..

Indica en el informe tus conclusiones.

Medidas de seguridad

Teniendo ya claras las posibles amenazas, ahora vamos a establecer las medidas de seguridad que va a necesitar nuestro negocio, para minimizar las amenazas, ya que nunca habrá un riesgo cero.

Siguiendo con los riesgos que te he comentado antes, las medidas de seguridad que se adoptarán serán:

  • Hacer copias de seguridad diaria, o semanal,… (según el riesgo) para poder restaurar los datos en caso de pérdida, borrado accidental o robo.
  • Establecer en el ordenador perfiles de usuarios con acceso a los datos que va a necesitar para realizar su trabajo, no el que no necesita. Por ejemplo, si tenemos un gestor de contenido, un diseñador…. no tiene necesidad de acceder a las facturas de los clientes.

Y todas las que sean precisas para proteger los datos.

2. Adaptación de la web

Probablemente este es uno de los puntos que cumples (por no decir el único), ya que se le dió mucho bombo a eso de adaptar los formularios e incluir los textos legales en la web, pero te voy a indicar qué deben contener para estar correctos.

No todo vale.

Textos legales

Los textos legales que afectan directamente a la protección de datos son la política de privacidad y la política de cookies, pero no olvides incluir el aviso legal y las condiciones de venta.

Hay que darle al usuario una total transparencia, es por ello que tenemos que incluir estos textos en la web y tenerlos correctamente redactados.

Y como suelen preguntármelo mucho… Sí, hay que incluir la dirección, aunque trabajes desde tu propio domicilio. Pero tienes la opción de alquilar un domicilio social, por ejemplo en un coworking.

En mi web puedes descargarte unas plantillas que te van a servir de guía para redactar tus textos legales (https://legalidadonline.com/textos-legales-nupcial/).

Recuerda que tienen que estar siempre visibles, desde cualquier página, asi que ponlos en todas.

Formularios de la web

También tendrás que adaptar los formularios de la web para obtener el consentimiento expreso, es decir, el usuario tiene que hacer una acción que acredite que acepta la política de privacidad. Lo cual se consigue con el famoso checkbox (no puede estar premarcado).

Pero para dar un consentimiento expreso. el usuario debe conocer previamente a qué va a dar su consentimiento, y para ello incluye la leyenda con la información básica del tratamiento y enlaza a la política de privacidad para que puedan completar el resto de la información.

Se trata de la información en dos capas, que desde la entrada en vigor de la nueva LOPD se ha vuelto obligatorio.

En la primera capa tienes que indicar:

  • El nombre del responsable (o sea, tú o el de tu SL)
  • La finalidad con la que se recaban los datos (y no podrán usarse con otro fin)
  • La legitimación con la que se recaban los datos: el consentimiento del usuario.
  • Dónde se ubicarán los datos: herramienta de email marketing
  • Dónde ejercer los Derechos ARSO
  • Enlace a tu política de privacidad.

Quedaría así:

3. Firma los acuerdos que van a proteger los datos

Contrato de encargado de tratamiento

Se trata de un documento en el que se identifican claramente a las partes implicadas en el tratamiento de los datos y la duración de esta relación contractual, que podrá ser concreta o con un enunciado amplio, por ejemplo, “mientras dure la prestación del servicio”.

Estos encargados son tus proveedores, que van a tener acceso a la información de tu negocio:

  • El asesor fiscal va a conocer todos los datos de tus clientes, inclusos los de facturación. Y también los de tus trabajadores.
  • El hosting tiene acceso a los usuarios de tu web
  • El proveedor de email marketing a los datos de tus suscriptores y de tus clientes si también los incluyes.
  • ……

En el contrato quedará constancia que los datos a los que tienen acceso sólo podrán ser utilizados para el desempeño de su función.

Acuerdo de confidencialidad con trabajadores

Si tienes trabajadores, también tendrás que firmar un acuerdo con ellos donde les informarás sobre los datos que dispones de ellos y el uso que se que se le darán a esos datos, además del tiempo de conservación.

Pero también van a firmar una confidencialidad sobre los mismos, no van a poder compartir con nadie esa información, incluso una vez finalizado el contrato.

Contrato con los novios

Redacta el contrato de prestación de servicios con los novios, donde no puedes olvidar incluir el apartado de la protección de datos.

Aquí vas a informarles sobre los datos que vas a tratar de ellos, el uso que le va a dar a los mismos y el tiempo que se van a conservar. Además, no olvides incluir dónde pueden ejercitar los derechos ARSO (acceso, rectificación, supresión y oposición).

No olvides también incluir, aunque está más relacionado con el derecho de imagen, el uso que puedes darle a sus fotografías, ya que sus caras son un dato que les hace reconocibles (evidentemente).

Así, pueden permitirte que uses sus fotografías para promocionar tu trabajo en tu web, en tus redes sociales,…. pero ojo, que los invitados tienen su propio derecho de imagen y los novios no pueden dar el consentimiento por ellos.

Si tú no eres quien ha realizado esas fotografías, no olvides contar también con el permiso del profesional (esto ya es derecho de autor).

Como ves, la protección de los datos es una parte fundamental en tu negocio, y aunque delegues esta materia en un profesional, siempre tienes que tener unos conocimientos mínimos para saber cómo debes actuar en el día a día de tu negocio para proteger los datos.

¿Cumples con todos estos puntos en tu negocio? Pues vamos a lograr que así sea.

¡Te espero en los comentarios para saber tu opinión y que me consultes tus dudas!

Autor del post:

Mayte Beka

Mayte Beka

Coaching legal para emprendedores creativos. Visita su web.

Ver todos sus artículos

COMPARTE

Share on facebook
Facebook
Share on whatsapp
WhatsApp
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Responsable: Irene Fernández Martinez +info
Finalidad: Moderar los comentarios a los artículos publicados en el blog. +info
Legitimación: Consentimiento del interesado +info
Destinatarios: No se comunicarán datos a persona u organización alguna. +info
Derechos: Tiene derecho a Acceder, rectificar y suprimir los datos, así como otros derechos, como se explica en la información adicional. +info
Plazo de conservación de los datos: Hasta que no se solicite su supresión por el interesado.
Información adicional: Puede consultar la información adicional y detallada sobre Protección de Datos Personales en la página web www.nupcial.es +info

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Deja un comentario

También te puede interesar...

como encontrar a tu cliente ideal si eres profesional de las bodas

Descarga gratis

¿Quieres conseguir novios con los que realmente deseas trabajar?

Únete a nuestra comunidad y descarga gratis la guía ‘Cómo encontrar a tu cliente ideal si eres profesional de las bodas’.